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煙臺汽車制造廠現(xiàn)代企業(yè)管理信息系統(tǒng)
作者：佚名 日期：2001-11-23 字體：[大] [中] [小]
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自1995年11月起，煙臺汽車制造廠與浪潮集團山東通用軟件有限公司聯(lián)合開發(fā)煙臺汽車制造廠的“現(xiàn)代企業(yè)管理信息系統(tǒng)（以下簡稱‘本系統(tǒng)’）”。試運行一年來，基本上實現(xiàn)了“信息集成、過程集成、功能集成”；實現(xiàn)了“一張原始憑證（銷貨發(fā)票、購貨發(fā)票、入庫單、領料單等）一次錄入；業(yè)務核算、統(tǒng)計核算、會計核算全部自動完成”；“標準成本控制與責任成本考核相結合”實現(xiàn)了由成本核算向成本控制質的飛躍；攻克了信息集成的關鍵技術——原始憑證自動編制會計憑證。由于本系統(tǒng)設計的創(chuàng)新和獨特的管理功能，已在2我企業(yè)管理的各個方面發(fā)揮了重要作用。方便、實用特性得到前來參觀的上海、武漢、沈陽、大連、山東等各界同行的贊譽。
系統(tǒng)的主要特點
本系統(tǒng)以財務管理為中心，以成本控制為重點，在“國強財務軟件”的基礎上，開發(fā)了產(chǎn)品基礎數(shù)據(jù)子系統(tǒng)、材料采購子系統(tǒng)、庫存管理子系統(tǒng)、生產(chǎn)計劃子系統(tǒng)、車間管理子系統(tǒng)和銷售子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)用財務系統(tǒng)將其緊密地聯(lián)系在一起，遵循產(chǎn)、銷、存一體化的新思路，實行信息的高度集成。使企業(yè)各方面的人力資源，物力資源實現(xiàn)最有效地利用，使信息流、物流和資金流得到合理配置，增強了企業(yè)的整體實力。
各子系統(tǒng)都能直接輸入原始單據(jù)（企業(yè)自制的原始憑證如：銷貨發(fā)票，出、入庫單等）由微機自動編制會計憑證、自動登記各相關帳戶，實現(xiàn)一張入庫單、一張發(fā)票的一次錄入，車間、倉庫、全廠各業(yè)務部門會計帳、總帳、明細帳、業(yè)務臺帳都由計算機一次完成。這從根本上解決了長期以來一直困擾我們的帳務串戶、錯帳問題，解決了部門與財務、倉庫與財務、倉庫與車間、車間與財務帳帳不符、帳證不符的問題。實現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享和信息的有機集成�！皹藴食杀究刂婆c責任成本考核相結合”實現(xiàn)了由成本核算向成本控制質的飛躍�，F(xiàn)在市場所流行的財務軟件和管理軟件多數(shù)在“模擬手工”和“提高運算速度，代替手工操作”上下工夫，在計算機廣泛應用的今天，“模擬手工”、“復制現(xiàn)有的管理模式”已經(jīng)落后，是不可取的。煙臺汽車制造廠廣泛采用現(xiàn)代管理方法：在采購子系統(tǒng)中采用“最佳經(jīng)濟批量法”；在倉儲管理子系統(tǒng)中采用“ABC”分類重點管理法；在成本核算子系統(tǒng)中采用“標準成本法和責任成本法”。本系統(tǒng)注重對經(jīng)濟責任制的考核；對銷售公司和業(yè)務人員的業(yè)績考核；對車間責任成本的考核；對采購部門和采購員采購成本降低率的考核；對工人出勤率、出工率、工作效率、廢品率的考核。本系統(tǒng)不僅注重經(jīng)濟業(yè)務的事后核算和事后經(jīng)濟責任的考核，更注重事前控制。設計成本瞀功能對新產(chǎn)品的開發(fā)投入做到心中有數(shù)；生產(chǎn)計劃子系統(tǒng)的限額領料單實現(xiàn)了成本的事前控制；標準成本的計算、標準成本差異的計算，將成本核算、成本分析、成本控制緊密結合在一起。本系統(tǒng)在成本控制、經(jīng)濟責任考核方面給企業(yè)帶來了巨大經(jīng)濟效益。
“原始憑證自動編制會計憑證”解決了信息集成的關鍵技術。浪潮集團山東通用軟件有限公司集中力量開發(fā)的“自動編制會計憑證”模塊（他們稱之為‘數(shù)據(jù)中心子系統(tǒng)’），功能強大、適應范圍廣，企業(yè)可以根據(jù)自己的銷售、采購、倉儲、成本核算等項業(yè)務的不同業(yè)務分類定義不同的會計憑證類型，會計憑證可以“一借一貸、一借多貸、多借多貸”，可以將一類若干原始憑證制作一張會計憑證（一借多貸），也可以將幾類若干原始憑證制作一張會計憑證（多借多貸）。憑證摘要由變量組成，能夠詳細地說明業(yè)務內容，這是手工憑證或摘要庫憑證所無法比擬的。一天幾百張原始憑證，計算機只需在幾分鐘就將上百張會計憑證制作完畢�！霸紤{證自動編制會計憑證”問題的解決，解決了當前信息集成的關鍵問題，其意義和作用是巨大的。
系統(tǒng)的主要內容及運行情況
1.銷售子系統(tǒng)
銷售會計負責銷售發(fā)票的錄入和打印，發(fā)票中的客戶信息由往來戶編碼庫提供，與應收帳款的客戶單相一致，產(chǎn)品的型號、名稱、價格由產(chǎn)品編碼庫提供，與產(chǎn)成品、發(fā)出商品、銷售明細賬的產(chǎn)品編碼相一致。按照客戶的不同要求打印增值稅發(fā)票或普通發(fā)票。財務收款后的發(fā)票作為記賬的依據(jù)，將發(fā)票按照規(guī)范化整理計入中心數(shù)據(jù)庫，自動登記財務的產(chǎn)品銷售帳、發(fā)出商品帳、應收帳款帳、應交稅金帳、實現(xiàn)銷售發(fā)票一次錄入，會計憑證的制作、打印、各明細賬、總帳的登記由計算機
一次完成。
銷售子系統(tǒng)的運行使企業(yè)應收帳款帳戶的準確率達到99%以上，企業(yè)能夠準確掌握的庫存產(chǎn)成品、市場發(fā)出商品的型號、數(shù)量、底盤號碼、發(fā)動機號碼和存放時間。能夠準確地統(tǒng)計銷售部門、銷售人員的工作業(yè)績并計算銷售人員的工資及獎金。
2.采購、倉儲系統(tǒng)
材料一經(jīng)入庫即由倉庫微機操作員將材料的編碼、型號、規(guī)格、名稱，從產(chǎn)品設計BOM中讀出，輸入實收數(shù)量，經(jīng)檢驗人員確認合格后，財務部門據(jù)以登記材料采購明細賬和原材料明細賬；倉庫據(jù)此登記材料明細賬；供應商據(jù)此開具發(fā)票。
收到供應商附有入庫單的發(fā)票后，由材料會計將發(fā)票的日期，供應商信息、材料規(guī)格、數(shù)量、貨價、稅額價稅合計、運費等信息錄入微機，供應商的單位名稱、稅務號等信息與應付帳款客戶單相一致，對于進貨價高于合同價格的發(fā)票微機自動提示，拒絕錄入。發(fā)票錄入后選出對應的入庫單，微機自動做上注銷標記并編制記賬憑證，登記材料采購明細賬，應付帳款明細賬；材料成本差異明細賬；登記應交稅金明細帳。
庫存材料的出庫，通過庫存管理系統(tǒng)進行處理，由領料部門錄入領料單，倉庫保管確認后，自動編制記賬憑證，據(jù)此登記倉庫材料明細賬和車間、部門費用帳。
系統(tǒng)可以按采購部門、倉庫、品種統(tǒng)計采購成本降低額和降低率，計算各部門材料采購節(jié)約獎。材料超儲備占用微機可自動報警。采購、倉儲系統(tǒng)的運行為我廠考核降低材料采購成本，提供了準確的匯總資料和明細資料�？梢院芊奖愕卣莆瞻l(fā)票尚未到達的入庫單的詳細資料。系統(tǒng)瞬間計算出各產(chǎn)成品的實際成本和計劃成本，為企業(yè)的價格決策提供依據(jù)。
3.車間核算子系統(tǒng)
車間核算子系統(tǒng)包括統(tǒng)計核算、會計核算兩部分。統(tǒng)計核算通過錄入車間工人的出勤情況和完成的零部件名稱數(shù)量計算出班組個人出勤率、工時利用率、設備利用率、工作效率；按工序統(tǒng)計各種零部件的完成數(shù)量。為生產(chǎn)計劃的完成情況提供基礎數(shù)據(jù)。通過對領料單、入庫單的錄入，建立車間在帛品統(tǒng)計臺帳。通過設計BOM將整機或總成拆分成零部件計入零部件控制臺帳，解決了總成、整機組裝車間按零部件設帳按整機入庫手工無法處理的問題。車間主任能隨時掌握各工序的產(chǎn)量完成情況、生產(chǎn)計劃執(zhí)行情況、在制品、零部件控制情況、計算材料利用率等各項技術經(jīng)濟指標，為降低產(chǎn)品生產(chǎn)成本奠定了基礎。
4.成本核算子系統(tǒng)
本系統(tǒng)能夠完成產(chǎn)品或零部件標準成本的制定，計算入庫產(chǎn)成品或自制半成品的標準成本和標準成本差異，能夠從價格成本差異和用量成本差異方面進行控制，為企業(yè)分析生產(chǎn)成本提高或降低的原因提供了詳細資料。責任成本法是在標準成本法的基礎上，扣除不可控因素，確定其目標成本。作為對車間考核的依據(jù)，由于剔除了不可控因素，使廠部對車間生產(chǎn)成本考核的可操作性大大增強，將成本控制真正落實到車間、班組和個人，使經(jīng)濟責任制考核的深度和廣度又向前邁出了一大步。
5.生產(chǎn)計劃子系統(tǒng)
生產(chǎn)計劃系統(tǒng)包括生產(chǎn)計劃的編制、生產(chǎn)進度的檢查并根據(jù)生產(chǎn)計劃進行人力資源、關鍵設備能力的平衡，使生產(chǎn)計劃更切合實際。根據(jù)生產(chǎn)計劃和上月末實際庫存情況，根據(jù)毛需求形成限額領料單；根據(jù)凈需求和安全庫存、采用最佳經(jīng)濟批量的科學方法形成材料采購計劃并可對生產(chǎn)計劃的完成情況進行動態(tài)監(jiān)控。
6.產(chǎn)品基礎數(shù)據(jù)子系統(tǒng)
產(chǎn)品基礎數(shù)據(jù)子系統(tǒng)是本系統(tǒng)的基礎，它包括設計物料和其他物料的維護。產(chǎn)品設計BOM，為工藝BOM提供產(chǎn)品結構信息、工藝BOM，為生產(chǎn)計劃系統(tǒng)提供工藝過程信息，為成本控制提供工時定額、材料消耗定額、設備消耗定額等標準信息。
7.財務管理子系統(tǒng)
財務管理子系統(tǒng)除具有其它財務軟件所共有的功能外，解決了各子系統(tǒng)與財務子系統(tǒng)的銜接、計算機自動編制憑證等技術難題，使ERP與財務系統(tǒng)有機地結合起來。架起了財務信息與物流管理信息的橋梁。為實現(xiàn)企業(yè)的現(xiàn)代化管理起到了重要作用。
主要經(jīng)驗和教訓
與大公司合作能得到優(yōu)質服務是該項目成功的重要經(jīng)驗。軟件開發(fā)初期，操作系統(tǒng)是Windows3.2，網(wǎng)絡操作系統(tǒng)是Windows NT3.51，數(shù)據(jù)庫是Sybase 9，開發(fā)平臺是PB4.0，財務系統(tǒng)是V4.0；而現(xiàn)在使用的操作系統(tǒng)是Windows 98，網(wǎng)絡操作系統(tǒng)是Windows NT4.0，數(shù)據(jù)庫是Sybase 10/11，開發(fā)平臺是PB5.0，財務系統(tǒng)是V5.1。這些軟件的升級都是浪潮集團山東通用軟件有限公司免費提供的。通軟公司的用戶服務系統(tǒng)，不僅有良好的服務態(tài)度，還有完善的服務機構和遠程維護系統(tǒng)。
“全面規(guī)劃、總體設計”是成功的必要條件。沒有對各子系統(tǒng)需求的深刻了解，沒有解決系統(tǒng)信息
集成的有效方案，是無法完成企業(yè)MIS系統(tǒng)的詳細設計。由于從一開始我們就重視了總體設計，因此，各子系統(tǒng)之間，系統(tǒng)開發(fā)的階段之間都作到了很好的銜接。
領導重視是成功的關鍵因素。本系統(tǒng)的特點就在于具有較強的數(shù)據(jù)唯一性和信息共享性。系統(tǒng)的應用，牽扯全廠上下方方面面。初始時有大量的基礎資料需要維護，大量的基礎數(shù)據(jù)要錄入；財務、技術、銷售、倉儲、供應、車間也都有許多工作要做，哪一個五一節(jié)跟不上都會影響整個系統(tǒng)的正常運行。我廠廠長趙志勝同志對應用本系統(tǒng)極為重視，遇到問題親自主持會議，組織與協(xié)調。在廠長的全力支持下，各部門能夠密切配合。
培養(yǎng)自己的軟、硬件技術隊伍，是系統(tǒng)有運行的必要條件。大型的網(wǎng)絡環(huán)境，環(huán)環(huán)相扣，任何一個環(huán)節(jié)出了問題都會影響整個系統(tǒng)的正常運行。必須下決心培養(yǎng)自己的軟件、硬件的技術骨干。以保證信息系統(tǒng)地正常運行。
系統(tǒng)優(yōu)化是軟件開發(fā)始終要注意的問題。軟件開發(fā)始終要做好統(tǒng)一的系統(tǒng)規(guī)劃，合理設計數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)結構，減少數(shù)據(jù)的冗余，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，提高運行速度。
網(wǎng)絡設計與硬件投資應采用“全面規(guī)劃，分步實施”。硬件設備應根據(jù)需要逐步投入。盡量減少由于計算機更新?lián)Q代所帶來的損失。
我們對ERP的看法
中國的ERP應用，現(xiàn)在還處于示范階段，軟、硬件都有關鍵技術需要攻克，同時，工程項目投資較大，加上企業(yè)的基礎不同，因此，企業(yè)不顧自己的客觀條件，一起步就搞ERP是不可取的。
企業(yè)怎樣來規(guī)劃自己的計算機應用呢？
（1）總體規(guī)劃企業(yè)的計算機應用，減少不必要的投資和浪費。
（2）“總體規(guī)劃，分步實施”原則，對一些中小企業(yè)可以先運行財務系統(tǒng)，然后根據(jù)需要和可能再上銷售、倉儲、采購、車間核算、成本核算系統(tǒng)，產(chǎn)品設計任務重的企業(yè)也可先上CAD/CAP/CAM。
（3）服務器及網(wǎng)絡拓撲系統(tǒng)一般一次投資，較長時間受益，投資額度大，不宜經(jīng)常改變，而對工作站一般不需要選擇檔次最高的計算機。